Kalibrierscheine - Auf Papier und elektronisch

Was Instron® Ihnen bietet

Im Folgenden finden Sie ein paar Informationen zum Thema elektronische/digitale Bescheinigungen, die Ihnen einen grundlegenden Einblick in das Thema geben und erläutern, warum wir davon überzeugt sind, dass unsere digital verschlüsselten Kalibrierscheine Vorteile für Ihr Unternehmen bieten.

Was ist ein elektronischer Kalibrierschein?

Ein elektronischer Kalibrierschein ist eine elektronische Datei, die alle Informationen enthält, mit denen beim Öffnen der Datei ein Kalibrierschein visuell angezeigt werden kann. Die Komplexität dieser Kalibrierscheine kann dabei variieren. Es kann sich z.B. handeln um:

  • Eine Datei, die durch Einscannen der Papierausführung eines Kalibrierscheins erzeugt wurde. Solche Dateien können unterschiedliche, leicht zu öffnende Formate haben, z.B. pdf, tif und jpg. Diese Kalibrierscheine sehen genauso aus wie die Papierausführung und beinhalten Bilder, z.B. die Unterschrift.
  • Eine Datei in einem Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- oder ASCII-Format, die mit spezieller Software wie z.B. Microsoft® Word oder Excel geöffnet werden kann. Diese Kalibrierscheine sehen fast genauso aus wie die Papierausführung, haben aber oft keine Bilder, wie z.B. das Unterschriftsfeld.
  • Eine digital verschlüsselte Datei in pdf-Format, die sich leicht öffnen lässt und ein genaues Abbild des Kalibrierscheins enthält, einschließlich der Unterschrift.

Welche Vorteile haben elektronische Kalibrierscheine?

Als elektronische Dateien lassen sich Kalibrierscheine:

  • auf unterschiedlichen Medien speichern, z.B. auf der Festplatte eines Rechners, in Netzwerken, auf DVD und im Internet,
  • per E-Mail an mehrere Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen oder sogar an Kunden versenden,
  • in die Datenbanken Ihres Unternehmens integrieren,
  • als Hyperlink oder auf andere Weise in Dokumente integrieren,
  • jederzeit in beliebiger Menge ausdrucken.

Was ist mit unerlaubter Änderung oder Kürzung von elektronischen Kalibrierscheinen?

Es ist richtig, dass elektronische Dokumente verändert werden können. Sogar Dateiformate wie .pdf lassen sich leicht bearbeiten, erweitern oder kürzen, ohne dass dies auf den ersten Blick zu erkennen ist.

*HINWEIS: Das gleiche gilt aber auch für Papierbescheinigungen - auch hier ist es schon vorgekommen, dass Dokumente verändert und dann kopiert wurden, um die Veränderungen zu verschleiern.

Es gibt jedoch Möglichkeiten, sich durch eine digitale Verschlüsselung vor unberechtigten Veränderungen an elektronischen Dateien zu schützen.

Was sind digital verschlüsselte Kalibrierscheine?

Digital verschlüsselte Kalibrierscheine sind elektronische Dateien, bei denen ein Verschlüsselungsalgorithmus in der Datei integriert und versteckt ist. Wenn eine solche Datei geändert wird, erscheint innerhalb des Dokuments eine Meldung, die den Betrachter warnt.

Die Instron-Kalibrierlabore stellen ausschließlich digital verschlüsselte Kalibrierscheine aus. Wenn wir einen Kalibrierschein ausstellen, wird dieser mit einer digitalen Unterschrift versehen, die genau wie eine normale Unterschrift aussieht. Wenn das Dokument irgendwie verändert wird, dann erscheint im Unterschriftsblock eine Warnmeldung, die anzeigt, dass seit der digitalen Unterzeichnung eine Veränderung stattgefunden hat.

Wir glauben, dass wir unseren Kunden durch die Ausstellung von Kalibrierscheinen in digital verschlüsseltem Format alle Vorzüge und Flexibilität elektronischer Dateien bieten und gleichzeitig ein hoher Maß an Sicherheit für diese Dokumentation gewährleisten können. Viele Kalibrierorganisationen bieten elektronische oder digitale Kalibrierscheine an, aber nur wenige digital verschlüsselte Kalibrierscheine.